Der Bundesfinanzhof hat 2019 mehrfach entschieden, dass die Finanzverwaltung an eine Leistungsbeschreibung in einer Rechnung keine überzogenen Anforderungen stellen darf. So genügt durchaus die Bezeichnung von erbrachten Leistungen als „Trockenbauarbeiten”, wenn sie sich auf ein konkret bezeichnetes Bauvorhaben an einem bestimmten Ort bezieht. Auf die Frage hin, welche Rechnungsangaben zur Bezeichnung der Menge und der Art der Leistung genügen müssen, kann sich ein Unternehmer darauf berufen, dass die von ihm verwendeten Bezeichnungen „handelsüblich“ sind. Im Übrigen können fehlerhafte Rechnungen grundsätzlich rückwirkend berichtigt werden.
Die Grenzen sind jedoch auch umgekehrt relativ klar und eindeutig: Ein Abrechnungsdokument ist keine Rechnung und kann deshalb auch nicht für den Vorsteuerabzug rückwirkend berichtigt werden, wenn es wegen ganz allgemein gehaltener Angaben nicht möglich ist, die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar festzustellen. Eine Rechnung muss Angaben tatsächlicher Art enthalten, die es erlauben, die abgerechnete Leistung zu identifizieren. Das erfordert zwar keine erschöpfende Beschreibung der konkret erbrachten Leistung; die Rechnung muss es aber ermöglichen, die Leistung, über die abgerechnet worden ist, eindeutig und leicht nachprüfbar festzustellen. Was hierzu notwendig ist, richtet sich naturgemäß nach den Umständen des Einzelfalls.
Der Vorsteuerabzug kann zwar nicht allein wegen der unzureichenden Leistungsbeschreibung einer Rechnung versagt werden, wenn die Steuerbehörde über alle notwendigen Informationen verfügt, zu prüfen, ob Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug vorliegen. Dabei darf sich die Steuerverwaltung nicht auf die Prüfung der Rechnung selbst beschränken, sondern hat auch die beigebrachten zusätzlichen Informationen zu berücksichtigen. Dennoch müssen aussagekräftige Angaben zu der Art der abgerechneten Umsätze vorliegen.
Ein im „nwb Experten-Blog“ veröffentliches Beispiel macht die durchaus komplexe Situation deutlich: Die Klägerin betreibt einen Onlineshop für verschiedene Softwarehersteller. Der Kunde schließt über den Onlineshop einen Kaufvertrag unmittelbar mit der Klägerin ab, die wiederum die Software bei dem Softwarehersteller einkauft. Im November 2005 erwarb die Klägerin von einem Verlag Standardsoftware und rechnete darüber per Gutschrift ab. Darin fehlten jedoch Angaben zur Steuer-Nr. und zur USt-IdNr. des Verlags. In dem Abrechnungsdokument wurden die Leistungsbeschreibung einfach nur als „Produktverkäufe“ benannt. Dies genügte dem Finanzamt nicht für den Vorsteuerabzug – und auch eine sechs Jahre später vorgenommene Berichtigung wurde mit Rückwirkung auf das Jahr 2005 nicht anerkannt. Der Bundesfinanzhof hat dieses als Fazit bestätigt.
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