Entstehen einem Arbeitnehmer Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten etwa zu Kunden, so kann dieser entweder seine tatsächlichen Aufwendungen oder Kilometerpauschalen geltend machen, die für das jeweils verwendete Fahrzeug gelten. Werden andere Verkehrsmittel – etwa öffentliche Verkehrsmittel – benutzt, so können jedoch nicht die Kilometerpauschalen für KFZ anstelle der tatsächlich entstandenen Kosten angesetzt werden. Auch die steuerfreie Arbeitgebererstattung ist ausschließlich auf die tatsächlichen Kosten beschränkt. Das hat der Bundesfinanzhof mit einem Urteil vom Februar 2021 bestätigt.
Im vorliegenden Fall war der Kläger als Bundesbetriebsprüfer im Außendienst eingesetzt und hatte daher aufgrund des bundesweiten Einsatzes in seiner Dienststelle keinen eingerichteten Arbeitsplatz. In dem betroffenen Jahr wirkte der Kläger an einer Betriebsprüfung mit, für die er von seinem Wohnort aus per Bahn beziehungsweise S-Bahn zu dem zu prüfenden Unternehmen fuhr. Obwohl sein Arbeitgeber ihm bereits die tatsächlichen entstandenen Fahrtkosten ersetzt hatte, machte er in seiner Steuererklärung darüber hinausgehende Kilometerpauschalen in Höhe von 0,20 bzw. 0,30 Euro je Kilometer geltend.
Für die Benutzung der Bahn oder eines Flugzeugs kann man jedoch keine pauschalen Kilometersätze ansetzen. Zwar handelte es sich bei den geltend gemachten Reisen um beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und seinem Arbeitsplatz waren (den er in dem Jahr ja auch gar nicht hatte) und auch keine Familienheimfahrten – jedoch machte der Bundesfinanzhof ganz deutlich, dass die pauschalen Kilometersätze keine allgemeine Wegstreckenentschädigung darstellen würden.
Mit der Neuregelung des Reisekostenrechts 2014 hat der Gesetzgeber eine gesetzliche Kilometerpauschale festgelegt, die eine frühere Verwaltungsregelung ersetzt hat. Anzusetzen sind danach die pauschalen Kilometersätze, die im Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung festgesetzt sind. Diese beträgt bei Benutzung eines Autos höchstens 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.
Bei Benutzung eines anderen Fahrzeugs (etwa einem Motorrad) werden 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt. Darunter fallen auch nicht regelmäßig verkehrende Schiffe sowie selbstgesteuerte Flugzeuge und Boote.
Mit den gesetzlichen Regelungen wird letztlich ein Vereinfachungszweck verfolgt: Grundsätzlich sind für beruflich veranlasste Fahrtkosten die tatsächlichen Aufwendungen anzusetzen. Bei der Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln können diese Aufwendungen durch das entsprechende Beförderungs-Entgelt bestimmt werden. Lediglich bei der Benutzung eines nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels müssten die Aufwendungen durch aufwändige Berechnungen ermittelt werden, was durch die Anwendung von pauschalen Kilometersätzen vereinfachend vermieden werden kann.
Urteil des Bundesfinanzhof vom 11.2.2021; AZ – VI R 50/18 –
Foto: M. Schuppich