Kann man ein Fahrtenbuch auch nachträglich erstellen? Oder muss es tagesaktuell sein?

Es ist durchaus naheliegend, dass man nicht immer tagesaktuell sein Fahrtenbuch führt, da geschäftlich oft andere Dinge das sofortige Ausfüllen der Unterlagen behindern. Doch was ist eigentlich, wenn jemand aufgrund einer Einschätzung des Finanzamt einen solchen Nachweis gleich für mehrere Jahre nachholt, um so eine bestimmte Nutzung nachzuweisen? Im Zeitalter der elektronischen Tagesplaner ist das ja eher eine Fleißaufgabe.

Das Finanzgericht Münster hat jedoch mit Urteil vom Juli 2019 entschieden, dass eine fast ausschließliche betriebliche Nutzung eines PKW nicht durch nachträglich erstellte Unterlagen nachgewiesen werden kann. Wie konnte es dazu gekommen?

Der Kläger hatte mit der nachträglichen Erstellung des Fahrtenbuch auf eine Entscheidung des zuständigen Finanzamt reagiert, denn er bildete für die geplante Anschaffung von PKW in den Jahren 2009 und 2013 Investitions-Abzugsbeträge. Tatsächlich kaufte und nutzte er innerhalb der Re-Investitionsfristen jeweils gebrauchte Audi Q5 an. Da er keine Fahrtenbücher führte, ermittelte er die Privatnutzung nach der 1%-Methode. Das veranlasste das Finanzamt von einer fast ausschließlich betrieblichen Nutzung der Fahrzeuge auszugehen und versagte als Resultat die Investitions-Abzugsbeträge.

Ein Fahrtenbuch kann nicht nachträglich aus Terminkalendern erstellt werdenDer Kläger reichte darauf hin als Nachweis seiner betrieblichen Fahrten für die Zeiträume ab Anschaffung der Fahrzeuge bis zum Schluss des betreffenden Jahres Aufstellungen seiner betrieblichen Fahrten ein. Diese wurden von einer seiner Mitarbeiterinnen anhand der Terminkalender nachträglich erstellt. Die Gesamt-Laufleistungen der Fahrzeuge errechnete der Kläger anhand von Händler- und Werkstattrechnungen sowie einem Foto des Tachostandes. So stellte sich heraus, dass rein rechnerisch betriebliche Anteile von knapp über 90 Prozent erreicht wurden.

Für das Gericht war dies eine nicht ausreichende Begründung – der Kläger habe eine fast ausschließlich betriebliche Nutzung der Fahrzeuge so nicht nachgewiesen. Die eingereichten Aufstellungen genügten zudem nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Selbst wenn man der Auffassung folge, dass dieser Nachweis auch durch andere Unterlagen erbracht werden könne, so die Münster Richter, sei dieser nicht gelungen. Angesichts der nach den eigenen Berechnungen des Klägers nur geringfügigen Unterschreitung der 10%-Grenze seien strenge Maßstäbe an den Nachweis anzulegen, forderten sie.

Aus den eingereichten Auflistungen würden nicht zwingend der Umfang der betrieblichen Fahrten des Klägers ersichtlich sein. Die nachträgliche Auflistung anhand der Terminkalender würde schlicht nicht sicherstellen, dass der Kläger für alle im Kalender enthaltenen Termine den jeweiligen Audi Q5, ein anderes Fahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel genutzt habe.

Der Kläger ist mit dieser Entscheidung nicht zufrieden, hat eine Revision beantragt, die beim Bundesfinanzhof unter dem Aktenzeichen – VIII R 24/19 – anhängig ist.

Finanzgericht Münster, Urteil vom 10. Juli 2019; AZ – 7 K 2862/17 E –

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