GoBD – Grundsätze für Buchführung und Datenverwaltung ab 2015

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat die Kriterien der Finanzbehörden über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz „GoBD“ – angepaßt und am 14.11.2014 veröffentlicht.

Die Regelungen finden sich hier auf der Seite des BMF.

Die Regelungen sind für sämtliche Geschäftsvorfälle nach dem 31.12.2014 anzuwenden, wie sich aus dem ebenfalls am 14.11.2014 veröffentlichen Schreiben des BMF ergibt.

Sie gelten nicht (mehr nur) für Systeme der doppelten Buchführung, sondern erstrecken sich auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten z.B. für Einnahmenüberschuss-Rechner, Warenwirtschaftssysteme, Lohnabrechnungen und Zeiterfassungen.

Die Vorgaben sind u.a. Grundlage für die Frage, ob ein Uternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung betreibt und in der Lage ist, sämtliche Geschäftsvorfälle im Rahmen (auch) elektronischer Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung sauber und nachvollziehbar sowie unveränderbar zu dokumentieren und ggfs. zur Verfügung zu stellen. Hier sind auch die Grundsätze für elektronische Kassen weiterhin besonders wichtig.

Es geht um die Aufbewahrung von Unterlagen unter Berücksichtigung seuer- und außersteuerlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die Verantwortlichkeit für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher, die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, dem Belegwesen (Belegfunktion), die Datensicherheit und die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sowie den Datenzugriff und die Grundlagen der Zertifizierung und Softwaresouveränität.

Teils sind Verschärfungen vorgesehen, um u.a. die zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen sicherzustellen, vor allem aber die fristgebundene Festschreibung und damit Unveränderbarkeit von erfassten Daten. Verschiedene Dateiformate erfüllen die Ordnungsgemäßheit der Buchführung nicht, wenn nicht auch hier eine Unveränderbarkeit sichergestellt wird. Das wird ergänzend Bedeutung haben für Projektaufzeichnungen, Historien etc.

Sicherzustellen ist die Archivierung der Daten in unveränderter und unveränderbarer Form einschließlich des Datenzugriffs für die Finanzverwaltung in den üblichen Dateiformaten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Verwendete Software ist ggf. auf die Einhaltung der Grundsätze zu überprüfen!